Aprende a hacer home office como un pro

El cuerpo está mentalizado para relajarse y descansar al estar en casa. Por eso es que hacer home office resulta complicado para tantos. Sin embargo, no tiene que ser así. 

Existen ocasiones en que las circunstancias obligan a las personas a tener que trabajar desde casa, lo que se conoce con el término de home office. En este caso, se tiene la necesidad de llevar las responsabilidades de la oficina al hogar y cumplir con los deberes de la forma que sigue una rutina profesional.

Para algunas empresas, este método ya resulta familiar porque se han adaptado a un modelo de negocio que no requiere que todos los trabajadores asistan para realizar sus tareas. Esto solo funciona si hay una buena organización y comunicación, pero no aplica para cualquier empresa. 

Pero, ¿bastará con solo llevar el trabajo a casa? Resulta que para las empresas no es sustentable hacerlo sin darle más seguimiento. Se deben establecer ciertas pautas que mantengan cada engrane funcionando. El reto está lograr ser productivos a pesar de las limitaciones que pueda esta pueda tener. 

¿Cómo hacer home office productivo?

• Llevar la cultura de empresarial al hogar

Al momento de llevar el trabajo a casa, se tiene que llevar también la cultura y el ADN empresarial, para no cortar la comunicación con el equipo y mantener la misma cadencia.

Por ejemplo, si una empresa tiene establecidos días de junta o actividades semanales lo más adecuado sería continuar haciéndolas.

• Establecer horarios y respetar una rutina

Es primordial administrar el tiempo que se le dedica a cada tarea y ordenar por prioridades. Cada persona conoce sus tiempos al ejecutar sus tareas, pero existe una técnica útil para ser productivo que consiste en hacer un programa con tiempos para cada tarea que obligue a mantenerse concentrado.

Primero que todo, es importante seguir una rutina profesional. Esta consiste en levantarse todos los días a la misma hora, bañarse, vestirse, desayunar y poner un horario de entrada y salida. 

Al hacer esto, igual se debe tomar en cuenta momentos de descanso y tiempos de comida, ya que no sirve de nada estar 12 horas al monitor si no se está siendo productivo.

Quien trabaja más no es quien hace más horas, es quien sabe sacarle provecho a su tiempo para cumplir los objetivos del día.

La intención es ser lo más productivo posible durante las horas que se invierten al trabajo para después poder dedicarse a las actividades personales.

• Organizar tareas 

El trabajo no termina. No importa cuánto se avance en un día, siempre quedarán pendientes. Hacer una lista de tareas con nivel de importancia servirá para darle prioridad a las que lo requieran.

Las tareas se pueden dividir en 4 rubros:

• Tareas importantes y urgentes (se deben realizar ese mismo día).
• Tareas importantes pero no tan urgentes (se puede realizar el día siguiente o al finalizar las urgentes).
• Tareas no importantes pero sí urgentes (son próximas que hay que tener pendiente pero que pueden esperar).
• Tareas no importantes ni urgentes (las que todavía se están ejecutando).

En ocasiones hay tareas que demandan más tiempo de lo esperado y exigen trabajar más de la hora impuesta, pero esto no significa que deba pasar seguido. No descansar causa fatiga y aversión al trabajo.

Monitorear el cumplimiento de las tareas es una técnica que sirve para estar alerta de lo importante y revisar avances diariamente.

• Tener el lugar de trabajo ideal 

Encontrar un lugar de trabajo ideal es una parte imprescindible. No tiene que ser un escritorio como el de la oficina, pero sí una zona donde concentrarse alejada de distracciones.

Puede ser un sillón cómodo, la sala de la casa, una mesa en la terraza o un escritorio. El lugar designado para trabajar solo debe tener las cosas personales de oficina y debe mantenerse limpio de distracciones, lo que ayudará a envolver al trabajador en un ambiente concentrado y cómodo.

Tener el mobiliario adecuado influye en el desempeño laboral. Estos lugares nunca se deben usar como zona de trabajo: una cama, una hamaca, la cocina, un sillón demasiado cómodo donde te puedas quedar dormido o un lugar con mucho ruido.

• Hacer saber a los demás lo que estás haciendo

Es importante hacer saber los demás (familia, amigos o roomies) sobre los horarios de trabajo. A veces es complicado hacerle entender a la gente que uno necesita desconectar para concentrarse, pero es necesario. 

• Mantenerse localizable

La base principal para que el home office funcione es la buena comunicación, por lo tanto es primordial mantenerse localizable por cualquier circunstancia que se presente. Tener pendiente los medios de contacto es sustancial para la toma de decisiones, pues así se pueden resolver problemas de inmediato y no perder conexión con los clientes y colaboradores. 

• Mantener contacto diario con el equipo y clientes

Reforzando lo anterior, mantenerse siempre alerta de las necesidades de la operación y estar en constante comunicación con el equipo de trabajo puede disminuir errores de operación e incluso permite dar soporte a otras áreas que lo necesite para sacar adelante una tarea.

Una empresa es una unidad que trabaja por una meta en común, y solo funciona si todos los engranajes están corriendo.

Tips y estrategias para hacer home office

Algunos consejos y tips para ser tan eficiente como en la oficina, administrar el tiempo y aumentar la concentración:

• • Escuchar música: Dependiendo del trabajo que se realice, resulta relajante y ayuda a la concentración.
  • Decorar o adecuar el espacio de trabajo.
  • Tener un espacio ordenado y limpio de distracciones.
  • No usar redes sociales durante la jornada de trabajo.
  • Desbloquearse con videojuegos, Internet o un poco de sol por 15 minutos de vez en cuando.
  • Hacer un lista de objetivos y tareas diaria.
  • Tener al alcance una taza de café para despertar y estar activo.

Herramientas útiles para hacer home office

Estas herramientas de trabajo ofrecen poder trabajar de manera colaborativa y eficientar procesos para cualquier empresa:

• Asana: sirve para designar y organizar tareas a otras personas con fechas calendarizadas. Se puede ver en qué parte del proceso de creación se encuentra y cuáles ya están terminadas.
• Hangouts: es una aplicación de mensajería que permite hacer videollamadas y conversaciones en grupo a través de salas exclusivas y seguras para cualquier empresa. Forma parte de G Suite, la plataforma de trabajo de Google.
• Slack: para mensajería, es un herramienta que sustituye a WhatsApp de tal forma que las conversaciones se producen en canales, los cuales pueden organizarse por asunto, proyecto, equipo o como lo maneje la empresa. Con los canales, la información no se pierde y llega a quien tiene que llegar sin perderse entre otros mensajes personales.

El home office es una práctica que para algunos es nuevo e implica mucho esfuerzo poder trasladar una oficina a la casa, pero para otros que saben cómo sobrellevarlo y tienen años de experiencia haciéndolo, puede resultar más cómodo que estar en una oficina. Ahora que contamos con diversas creaciones de tecnología, es excelente momento para aprovechar la transformación digital.

No importa las circunstancias que se presenten, una empresa debe lograr adaptarse a los cambios y trasladar sus formas de operación a donde ose encuentre.